Tietosuoja ja henkilötiedon käsittely

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.10.2020

1. Rekisterin nimi

Henkilöstöpalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstösuunnittelija
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6225

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

• henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen
• palkkojen ja palkkioiden maksatus
• työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden toteuttaminen
• luottamushenkilöiden palkkionmaksatusten hoitaminen
• työajansuunnittelu ja -seuranta, kulunvalvonta ja avaintenhallinta
• työvoiman hankinta (rekry)
• henkilöstön matkustuksenhallinta
• henkilöstön osaamisen ylläpito
• henkilöstön johtaminen
• henkilöstöhallinnon seuranta (raportointi ja tilastointi)
• tilastointi ja viranomaisyhteistyö (mm. Tilastokeskus – kuntasektorin palkkatiedustelu, Kansallinen tulorekisteri (KATRE), KELA)

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen tehtävä.

Keskeinen lainsäädäntö:
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Julkisuuslaki (621/1999)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää ne tiedot, joita koulutuskuntayhtymä tarvitsee työntekijöistään ja luottamushenkilöistään hoitaessaan työnantajatehtäviä:

• perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, kotikunta
• palvelussuhdetiedot (mm. alkamispäivä, päättymispäivä, nimike, eläkejärjestelmä, toimintayksikkö, työ-/virkaehtosopimukset, työaika, palvelujaksot)
• pankkiyhteystiedot (pankki, tilinumero)
• pankkiyhteystiedot (pankki, tilinumero)
• verotustiedot (mm. pidätysprosentti, verotustyyppi)
• vuosilomat (lomavuoden lomaoikeus, lomajaksot)
• palkkaperusteet: työhistoria, palkanosat, ammattiyhdistys (salassa pidettävä, erikseen arkistoitava tieto), luontaisedut
• tutkinnot ja osaamista koskevat tiedot, kehityskeskustelut
• palkanlaskenta ja maksatus
• ulosottotiedot (mm. määrä, ulosottopiiri, kesto > salassa pidettävä, erikseen arkistoitava tieto)
• eläkkeeseen vaikuttavat tiedot
• palkansaajien etuuksien määritys
• työvuorosuunnitelmat
• sairauslomat ja muut poissaolot (mm. aika, syykoodi, palkallisuustieto)
• terveystietoja, jotka salassa pidettävät ja erikseen arkistoitavat
• työ- ja virkamatkatiedot
• työajan seuranta ja kulunvalvonta
• avaintenhallinta kulkulupineen
• henkilöstötilastointi

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä, mm. yhteystiedot (mikäli pyydetty salassa pitoa), ammattiliittotiedot, sairauslomatiedot ja terveystiedot.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
Yleinen tietosuoja-asetus (679/2016/EU, artikla 9)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan:

• palkan-, palkkioiden- ja eläkkeensaajilta sekä työnhakijoilta
• palvelussuhteita koskevien päätösten tekijöiltä
• verohallinnosta ennakonpidätystä varten
• eläkevakuutusyhtiöiltä työnantajamaksuja varten
• vakuutusyhtiöstä työnantajamaksuja varten
• viranomaisilta (työntekijän maksut)
• työterveyshuollosta
• Kuntarekrystä (https://www.kuntarekry.fi/fi/tietosuojaseloste/)

8. Henkilötietojen käsittelijät

Koulutuskuntayhtymän työntekijät (henkilöstöpalvelut, talouspalvelut, esimiehet), joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin. Käsittelijöinä toimivat myös rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimusten mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan lakiin tai suostumukseen perustuen seuraaville tahoille:

• viranomaiset: mm. Kansallinen tulorekisteri (KATRE), josta tiedot Verohallintoon ja Kuntien eläkevakuutuskeskukseen
• Tilastokeskus, ammattiliitot, vakuutusyhtiöt, ulosotto
• suostumuksella verkkojulkaisuihin
• luottamushenkilötiedoista puolueet (perityt puolueverot henkilöittäin)
• työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva omailmoitus tai lääkärintodistus tai -lausunto voidaan luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista (13.8.2004/759, 5 § 3 mom.)
• palkanmaksutiedot ja palkkioiden maksatustiedot pankeille ja kirjanpitoon
• rekrytointiprosessissa päätös tiedoksi hakijoille

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuteen kuuluvat:

• Työsuhdetiedot: Personec
• Palkkajärjestelmä: Personec F
• Sähköinen asiointi: Personec F ESS7
• Työvuorosuunnittelu: Työvuorovelho
• Vuosityöajan seuranta: TAIKA-työajanseurantajärjestelmä
• Kulunvalvontajärjestelmä: Hedsam Novitas
• Avaintenhallinta: Key Control
• Matkustuksenhallinta: M2
• Verkkojulkaisut: intranet ja koulutuskuntayhtymän ulkoiset kotisivut
• Rekrytointi: Kuntarekry
• Sähköposti: MSExchange hybridi (henkilöstöllä ja luottamushenkilöillä palvelussuhteeseen kuuluva sähköposti, jossa asianomaiset käsittelevät työtehtäviin liittyviä henkilötietoja)

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia. Lisäksi suojausta tukevat järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy
teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.10.2020

1. Rekisterin nimi

Kameravalvonta

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Pääsuunnittelija tietohallinto
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4-6, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6206

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Koulutuskuntayhtymän omistamien kiinteistöjen valvonta omaisuuden suojaamiseksi, rikosten ehkäisemiseksi ja tapahtuneiden rikosten selvittämiseksi.

Rekisteritietoja käytetään tarvittaessa rikos- ja vahingontapausten selvittämiseen sekä valvonta-alueella liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen.

Käsittelyn oikeusperuste on yleinen etu ja julkisen vallan käyttäminen

6. Rekisterin tietosisältö

Valvonta-alueella olevien kameroiden kuvaama kuva-aineisto mukaan lukien tallennusaika ja -paikka. Alueella on kameravalvonnasta kertovat kyltit tai tarrat.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Valvonta-alueella olevien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Koulutuskuntayhtymän työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet kameravalvonnan kuva-aineistoon. Tarvittaessa käsittelijänä voi toimia myös poliisiviranomainen.

9. Henkilötietojen luovutukset

Kameravalvonnan rekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka laissa säädetyssä tarkoituksessa pyytää rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Kuvatallenteet säilytetään kuukauden syntyhetkestä.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tallentimet on sijoitettu valvottuihin tiloihin. Kuva-tallenteiden käyttöoikeus on määritelty ja rajoitettu vain tietyille henkilöille.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojen käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.10.2020

1. Rekisterin nimi

Käyttäjähallinta

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Pääsuunnittelija tietohallinto
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4-6, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6206

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää henkilökunnan, luottamushenkilöiden, koulun oppilaiden ja yhteistyökumppaneiden käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia koulutuskuntayhtymän tietoverkkoon ja sen liitännäispalveluihin.

Rekisterin käyttötarkoitus:
– tietojärjestelmän käyttäjätunnusten hallinnointi
– käyttäjän tunnistaminen sisäisessä tietoverkossa
– käyttäjähakemiston hyödyntäminen pääsynhallinnassa
koulutuskuntayhtymän verkkoon ja sen tarjoamiin palveluihin.

Edellä mainittujen lisäksi käyttäjätietoja välitetään ulkoisiin järjestelmiin, jotka käyttävät käyttäjätunnistuksessa koulutuskuntayhtymän käyttäjähakemistoa. Näitä ovat mm. Office 365- palvelu.

Lisäksi tietoja käytetään ongelmatilanteiden selvitykseen, asiakaspalveluun, yhteystietojen hallintaan sekä IT-järjestelmien lokitietojen keräämiseen ja seurantaan.

Käsittelyn oikeusperuste lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)
Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat käyttäjätiedot:

Henkilöstö: etu- ja sukunimi,  puhelinnumero (työpuhelin), työsähköposti, työpaikan postiosoite, tehtävänimike, osasto/yksikkö, organisaation nimi, työntekijätunnus (-numero), käyttäjätunnus

Opiskelijat: etu- ja sukunimi, opiskelusähköposti, ryhmä/luokka ja yksikkö, organisaation nimi, opiskelijatunnus (-numero), käyttäjätunnus, puhelinnumero (vapaavalintainen kenttä)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilöstöhallinnosta työntekijätiedot ja opiskelijatiedot siirtyvät DW tietokuutio-ohjelmasta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Koulutuskuntayhtymän työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet käyttäjähallinnan rekisteriin. Käsittelijöinä toimivat myös rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien ja palveluntuottajien sopimusten mukaiset toimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja synkronoidaan Azure Active Directoryyn (Office365 palvelun käyttäjätietokantaan).

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään henkilöstöllä työsopimuksen keston mukaan ja opiskelijoilla opiskeluajan mukaan.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Käyttäjiä ja käyttövaltuuksia hallinnoidaan toimialueen Microsoft Active Directory (AD) ja Microsft Azure AD käyttäjätietokannassa ja hakemistopalvelussa, joka sisältää tietoa käyttäjistä, tietokoneista ja tietoverkon resursseista.

Henkilökunnan ja opiskelijoiden henkilötiedot sisältyvät koulutuskuntayhtymän käytössä ja hallinnassa olevien tietojärjestelmien ja ohjelmistojen käyttäjätietojen hallinnointiin.

Käyttöoikeudet järjestelmiin määräytyvät työtehtävien mukaisesti. Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojen käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.10.2020

1. Rekisterin nimi

Opetuksen järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Palvelujohtaja
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4-6, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6642

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on hallinnoida opiskelemaan hakeutumista ja opiskelijavalintaa sekä oppilaitoksessa opiskelevien henkilökohtaisia osaamisen kehittämissuunnitelmia (HOKS), opintosuorituksia, oppimisen ja osaamisen arviointeja sekä työpaikalla tapahtuvan oppimisen tietoja.

Rekisteriä käytetään myös opetuksen suunnittelussa, toteutuksessa, seurannassa sekä opiskelija- ja opettajatietojen ylläpidossa sekä opetuksen pääjärjestelmässä että erilaisissa verkko-oppimisympäristöissä.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen tehtävä.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)

6. Rekisterin tietosisältö

Opiskelemaan hakevat:

• henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kotikunta, kansallisuus),
• opiskelijavalintaa koskevat tiedot

Läsnäolevat opiskelijat:

• opiskelijan henkilötiedot: nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kansallisuus ja kotikunta,
• opiskelu-/asuntolapaikan tiedot,
• vanhempien / huoltajien yhteystiedot,
• opiskelua koskevat tiedot: opiskeluryhmä, tutkintoja HOKS-ohjaaja, henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunnitelmaan (HOKS) ja sen seurantaan liittyvät lisätiedot, tiedot suoritettavista opinnoista ja näitä koskevat valinnat, opintosuorituksiin liittyvät arviointitiedot, opintorekisteriotteen, todistusten lisätietoja
• läsnäoloon ja keskeyttämiseen liittyvät tiedot (pvm, syyt),
• tarvittaessa lähtevän/saapuvan opiskelijan lisätietoja,
• koulutukseen ja rahoitukseen liittyvät tiedot,
• työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen liittyvät tiedot sekä
• tarvittaessa tietoja edellisestä koulusta ja aiemmista koulutuksista
• tarvittaessa erityisen tuen suunnitelman tietoja,
• verkko-oppimisympäristöissä opiskelijoiden käyttäjätiedot ja sähköpostiosoitteet

Osarekistereissä / erillisiä tiedostoja:

• opiskelijan saamia opetuksen tukitoimenpiteitä koskevat tiedot
• opiskelijan poissaoloja koskevat tiedot
• koulun opiskelijalle antamia rangaistuksia koskevat tiedot
• muut opetuksen järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot

Opettajien tiedot: opettajan nimi, henkilötunnus, sähköposti, toimipaikka

Muun henkilökunnan tiedot: henkilökunnan jäsenen henkilötunnus, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, koulut, tehtävä/toimenkuva

Työpaikalla järjestettävään koulutukseen tiedot: työpaikkaohjaajan / yhteyshenkilön tiedot, yrityksen tiedot

Oppilaitokseen liittyvät perustiedot: koulun virallinen numero, rehtorin nimi, puhelinnumerot sekä lukuvuoteen, sen jaksotukseen ja Wilma -oikeuksiin liittyvät tiedot, tiedot tutkinnoista/osaamisaloista, kursseista, opintonsa päättäneistä ja keskeyttäneistä.

Järjestelmästä tuotettavia em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan. Niitä käsitellään voimassa olevan
tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Osa rekisteritiedoista on salassa pidettävää (mm. opiskelijan sosiaalista ja taloudellista asemaa koskevat tiedot, terveydelliset tiedot, yhteystiedot, jos pyydetty salassapitoa).

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

• opiskelijoiden perustiedot tulevat opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolkujärjestelmästä
• opiskelijat
• vanhemmat/huoltajat
• opettajat, HOKS-ohjaajat, opinto-ohjaajat

8. Henkilötietojen käsittelijät

• Ammattiopisto SAMIedun työntekijät (hallinto ja opettajat), joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.
• Opiskelijat ja heidän vanhempansa/huoltajansa (Wilma-käyttöliittymä) omien henkilötietojen käsittelijöinä.
• muut koulutuksen järjestäjät (mm. kumppanioppilaitokset)
• eHOKSiiin siirrettyjä tietoja voivat katsella opiskelijan suostumuksella myös muut koulutuksen järjestäjät ja työpaikan vastuullinen työpaikkaohjaaja ja osaamisen arvioijana toimivalla työelämän edustaja
• verkko-oppimisympäristöissä käyttäjätiedot näkyvät mulle käyttäjille
• Käsittelijänä toimii myös rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimuksen mukaiset
  tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Henkilökohtaiset tulosteet opiskelijoille (mm. opiskelijatodistukset, opintorekisteriotteet ja tutkintotodistukset).
• Lakiperusteiset luovutukset: Opetushallitukselle (KOSKI-tietovaranto, eHOKS-tietopalvelun käyttöön), Tilastokeskukselle, KELA:lle
• Kumppanioppilaitoksille, joiden sopimusperusteisia palveluita rekisteröidyt käyttävät.
• Tarvittaessa myös muille viranomaisille, jos pyytävällä taholla on oikeus käsitellä asianomaisia rekisteritietoja.
• Joitakin tietoja voidaan opiskelijan nimenomaisella suostumuksella (erillinen lomake) julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn opiskelijan tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän
arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin ylläpidossa on pääjärjestelmänä käytössä Visma In School -tietojärjestelmäkokonaisuus:
• multiPrimus kouluhallintojärjestelmä (opiskelijatietojärjestelmä)
• Kurre työjärjestysohjelma
• Wilma web-käyttöliittymä

Lisäksi opetuksessa käytetään useita verkkopohjaisia opetussovelluksia ja verkko-oppimisympäristöjä.

Opintohallintojärjestelmästä (multiPrimus) HOKS -tiedot siirretään teknisen rajapinnan avulla Opetushallituksen ylläpitämään KOSKI -tietovarantoon, josta siirretyt tiedot ovat eHOKS-tietopalvelun avulla käytettävissä ammatillisen koulutuksen järjestäjillä, opiskelijoilla (myös alaikäisten huoltajilla) sekä koulutuksen järjestäjien kanssa yhteistyötä tekevillä työpaikoilla.

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia vain ammattiopiston hallinto- ja opetushenkilöiden käyttöön. Lisäksi opiskelijoilla ja vanhemmilla on käyttöoikeus Wilma-sovellukseen. Suojausta tukevat myös järjestelmien asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittajat hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.10.2020

1. Rekisterin nimi

Raportointi ja laadunhallinta

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Laatu- ja hankepäällikkö
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6341

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriä käytetään koulutuksen järjestäjän toiminnan reaaliaikaiseen arviointiin, kehittämiseen ja laadun varmistamiseen.

Henkilötiedon käsittelyn peruste on lakisääteisen velvoitteen toteutuminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)

6. Rekisterin tietosisältö

• Henkilöstö- ja asiakaspalautteet
• Tietokuution tietosisältö koostuu koulutuskuntayhtymän käyttämien eri tiedonhallintajärjestelmien (opetuksen, talouden  ja henkilöstöhallinnan järjestelmät sekä data opiskelija- ja asiakaspalautteista) tiedoista

7. Henkilötietojen tietolähteet

• lähdejärjestelmät

8. Henkilötietojen käsittelijät

Ammattiopisto SAMIedun henkilöstö, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisterin sisältöön.

Käsittelijänä toimii myös rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmäkokonaisuuden sopimuksen mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja käytetään sekä oppilaitoksen sisäisessä että ulkoisessa raportoinnissa anonyymisti.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tieto säilytetään lähdejärjestelmissä, tämän kautta vain kootaan tieto samaan käyttöliittymään eri lähteistä.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

• TCD-Survey ja TCD-Analytics (kysely-, analyysi- ja raportointityökalut)
• Tietokuutio muodostuu oppilaitoksen tiedonhallintajärjestelmien (MultiPrimus, Intime Web -raportointi, Aditro ESS7) tuottamista tiedoista

Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeudet on määritelty työtehtävien mukaan.

Lisäksi suojausta tukevat järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.10.2020

1. Rekisterin nimi

Taloushallinnon palvelut

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintojohtaja
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6363

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän ostolaskujen, menotositteiden mukaisten maksujen sekä palkkojen maksuliikenteen hoitaminen, kassatilitykset, myyntisaatavien laskuttaminen, tilitapahtumien kirjanpito ja raportointi.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen sekä sellaisen sopimuksen täytäntöön paneminen, jossa rekisteröity on osapuolena.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Kirjanpitolaki (1336/1997)
Laki kirjapitolain muuttumisesta (1620/2015)
Kirjanpitolautakunnan suositukset ja organisaation sisäinen ohjeistus.

6. Rekisterin tietosisältö

• Palvelujen ja tavaroiden toimittajat: toimittajan nimi, urakoitsijan yhteystiedot (nimi ja puhelinnro) toimittajanumero ja osoitetiedot, toimittajan y-tunnus, pankkitilit, laskujen summat, eräpäivät ja laskujen tila.
• Myyntireskontran, palvelukassan ja maksuliikenteen asiakastiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, osoitetiedot, laskutetut palvelut, laskujen summat, eräpäivät, laskujen tila.
• Henkilöstön palkkamaksutiedot.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
Voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimialoilla käsitellyistä maksu- ja laskutusmääräysilmoituksista (alkuperäisenä tietolähteenä
sopimukset/asiakkaat/toimittajat), Primus-oppilashallintojärjestelmästä, ennakkoperintärekisteristä ja väestörekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

• Itä-Savon koulutuskuntayhtymän työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset käyttöoikeudet talouspalveluiden rekisteritietoihin.
• Sopimuksenmukainen tilintarkastaja.

Talouspalvelut toteuttaa toimittajakohtaisen ostolaskuihin ja menotositteisiin liittyvän maksatuksen ja maksuliikenteen sen jälkeen, kun ne on toimialoilla asiatarkastettu ja hyväksytty. Toteutuneet tilitapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon ja tapahtumista raportoidaan tarvittaessa.

Asiakaskohtaiset myyntilaskut laskutetaan toimialakohtaisesti, maksujen seuranta ja mahdolliset maksukehotukset tai muutokset maksusuunnitelmaan tehdään taloushallinnon toimesta.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimusten mukaiset taloushallinnon tietojärjestelmätoimittajien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Taloushallinnosta henkilötietoja luovutetaan tilintarkastajalle, perintään ja maksutiedot pankkeihin. Lisäksi luovutetaan projektien
maksatushakemukset projektien hallinnoijille ja rahoittajille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset
Kirjanpitolaki

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

• Kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, talouden suunnittelu ja aineiston arkistointi: Intime
• Sähköinen laskutus: Laskuhotelli
• Ostolaskujen sisäinen sähköinen laskunkierrätys: WorkFlow
• Maksuliikenteen hallinnointi: Analyste
• Kassajärjestelmä: CEEPOS Computer Program Unit

Lisäksi rajapinnat useisiin taloushallintoa tukeviin järjestelmiin.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia työtehtävien mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimukset tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.10.2020

1. Rekisterin nimi

Tietopalvelupyynnöt

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Arkistosihteeri
Pl 12, 57201 Savonlinna
käyntiosoite: Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6351

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän arkistossa olevien asiakirjojen tietopalvelun toteuttaminen verkkosivuilla www.samiedu.fi

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Arkistolaki (831/1994)

6. Rekisterin tietosisältö

Tietopyyntöön kerättävät tiedot:

• pyynnön kohde (todistus, erotodistus, joku muu)
• asiakirjojen toimitustapaa koskeva tieto
• henkilön yhteystiedot ja syntymäaika
• tiedot tutkinnosta: nimi, aloitusvuosi, päättymisvuosi, tutkinnon suoritusvuosi, muut tarkentavat lisätiedot (vapaa kenttä)

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
Voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan asianosaiselta itseltään, hänen valtuuttamansa taholta tai viranomaiselta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän työntekijät, joilla on työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteritietoihin.
Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan salassapitosäännökset huomioiden yksilöidyn pyynnön perusteella suullisesti tai tulosteena vain rekisteröidyn suostumuksella tai lain säännösten perusteella.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tietopalvelupyyntö täytetään verkkopalvelussa www.samiedu.fi, josta se välittyy sähköpostijärjestelmän kautta asian käsittelijälle.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

 

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.10.2020

1. Rekisterin nimi

Sidonnnaisuudet

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Koulutussihteeri
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6213

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus on ylläpitää kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoituksia johtotehtävistä sekä luottamustoimista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudesta sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Tietopyyntöön kerättävät tiedot:

Kuntalain 84 §:ssä mainittujen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden nimi, luottamus- ja virkatehtävien hoitamisen kannalta merkitykselliset sidonnaisuudet sekä kuntayhtymän toimielin ja henkilön rooli toimielimessä tai virka organisaatiossa.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Puolueiden ilmoittamat tiedot, koulutuskuntayhtymän henkilöstöhallinto sekä ilmoitusvelvollisten tekemät sidonnaisuusilmoitukset.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Koulutuskuntayhtymän työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.

9. Henkilötietojen luovutukset

Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Kuntalain mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteri yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Sidonnaisuusrekisteri säilytetään pysyvästi.

Säilytysajan perusteena:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritiedot ylläpidetään excel-tiedostossa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia. Lisäksi suojausta tukevat ohjelmistojen asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyvät tekniset suojaustoimet.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.10.2020

1. Rekisterin nimi

Kuraattorien asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Palvelujohtaja
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
puh. 044 550 6642

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yksilökohtaisen opiskelijahuollon kuraattoripalvelujen järjestäminen ja asiakassuhteen hoitaminen.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

6. Rekisterin tietosisältö

Opiskelijan tiedot: etu- ja sukunimi, henkilötunnus, kotiosoite, oppilaitos, kyselylomakkeet sekä kirjaukset palavereista, puheluista, Wilma-viesteistä, suullisista tukikeskusteluista ja verkkoyhteistyöstä ja tukitoimista.

Huoltajien/lähiomaisen tiedot: etu- ja sukunimi, kotiosoite ja puhelinnumero, huoltajan tyyppi

Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

7. Henkilötietojen tietolähteet

• Opiskelija itse tukikeskustelujen yhteydessä
• Huoltajat, opettajat, muu henkilökunta sekä muu yhteistyöverkosto (sosiaalitoimi, mielenterveys- ja päihdepalvelut, nuorisotoimi, poliisi, yms.)
• Kuraattorin omat havainnot
• Terveydenhuollon henkilöstö opiskelijan/huoltajan luvalla
• MultiPrimus – oppilashallintorekisteri

8. Henkilötietojen käsittelijät

Ammattiopisto SAMIedun kuraattori ja palveluohjaaja, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.

Käsittelijänä toimii myös rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmän sopimuksen mukainen tietojärjestelmätoimittaja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Oikeus luovuttaa tietoja perustuu opiskelijan/huoltajan nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädäntöön.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin ylläpito toteutetaan MultiPrimus -järjestelmässä Kuraattori-osiossa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia vain opiskelijahuollon henkilöstön käyttöön.

Lisäksi suojausta tukevat järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Mahdollinen paperinen asiakasrekisteri, sisältäen erilaisia lomakkeita, piirustuksia, jotka opiskelija on tuottanut tukikeskusteluiden aikana. Säilytys lukituissa tiloissa.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.10.2020

1. Rekisterin nimi

Kansainvälinen toiminta opetuksessa

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Asiantuntija, kansainvälisyys ja opetusteknologia
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6237

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä / Ammattiopisto Samiedu hakee vuosittain ERAMUS+, EU komissio- ja OPH- hankerahoitusta kansainvälisen toiminnan ja yhteistyön rahoittamiseen. Käytännössä toiminta on ulkomailla työpaikalla tapahtuvia koulutusjaksoja, jotka toteutetaan yhteistyössä kumppaniverkoston kanssa.

Rekisterin käyttötarkoitus on opetuksen ja opiskelijoiden kansainvälisen toiminnan hallinnointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja rekisteröidyn suostumus.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

• henkilön perustiedot (nimi ja syntymävuosi)
• yhteystiedot (sähköposti, puhelin)
• tieto halukkuudesta osallistua opiskelijavaihtoon ulkomaille
• hakutoive (maa ja aikataulu)
• CV ja hakukirje työpaikan hakua varten

7. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään hänen syöttäessään tietonsa kansainvälistä toimintaa hallinnoiviin järjestelmiin ja sovelluksiin.

8. Henkilötietojen käsittelijät

• Ammattiopisto SAMIedun työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.
• Kohdemaan yhteistyöoppilaitoksen edustaja ja vastaanottavan työpaikan edustaja.
• Omien tietojen osalta myös opiskelijat.
• Hankkeen rahoittaja.
• Käsittelijöinä toimivat myös rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmäkokonaisuuden tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Henkilötietoja luovutetaan hankerahoittajille heidän ohjeistustensa mukaisesti.
• CV ja motivaatiokirje lähetetään opiskelijan suostumuksella ulkomaalaiselle hankepartnerille työpaikan etsintää varten. Hankepartneri on sitoutunut siihen, että ei luovuta tietoja prosessin ulkopuoliselle.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään järjestelmissä hankkeen/yhteistyön ajan ja hankkeen päättymisen jälkeen säilytetään paperiarkistossa kunkin hankkeen edellyttämän arkistoinnin ajan, mm. OPH, EU KOMISSION ja ERASMUS+ -hankkeiden kirjanpito- ja muu hankkeen aineisto (kuten nimilistat, Europass documentit ja työtodistukset) on säilytettävä 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Kansainvälistä oppilastoimintaa hallinnoidaan useissa eri järjestelmissä, kuten

• haku TCD kyselyn avulla
• Excel-taulukko vaihtojen organisointia varten OneDrivessa
• Europass CV ja motivation letter, joiden avulla etsitään työpaikka ulkomailta
• OLS järjestelmässä testataan Erasmus+ hankkeiden osallistujan kielitaito
• Mobility Tool+ järjestelmällä rahoittaja kerää tiedot Erasmus+ hankkeiden osallistujista
• Blogger blogissa opiskelijat raportoivat oppimistaan
• WhatsApp sovelluksessa opettajat ja koordinaattori ohjaavat opiskelijan oppimista
• Mobility Tool survey kyselyllä rahoittaja kerää tietoa Erasmus+ liikkuvuuksien prosessien onnistumisesta

Ohessa eri järjestelmien tietosuojakuvaukset:

• Microsoft OneDrive: https://account.microsoft.com/privacy
• WhatsApp: https://www.whatsapp.com/security/
• Google https: //policies.google.com/privacy?hl=fi&gl=ZZ
• OLS: https://erasmusplusols.eu/fi/privacy-statement/
• MT+:  http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/specific-privacy-statement_en
• EU LOGIN: Privacy statement

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia ammattiopiston sekä sopimuksiin perustuvien yhteistyökumppaneiden käyttöön. Lisäksi suojausta tukevat oppilaitoksen järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Säilytetään lukituissa tiloissa ulkopuolisilta suojattuna.