Tietosuoja ja henkilötiedon käsittely

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
16.1.2023

1. Rekisterin nimi

Opintosuoritusten ja todistusten sähköinen asiointipalvelu

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Opiskelijahallinnon suunnittelija
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6440

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Sähköisen asioinnin palvelukokonaisuus, joka mahdollistaa opiskelijan tarvitsemien dokumenttien (kuten opintosuoritusotteen, opiskelu- ja tutkintotodistuksen) toimittamisen sähköisesti asianomaisten opintojen suorittaneille opiskelijoille.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen tehtävä.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)

6. Rekisterin tietosisältö

• Samiedun työntekijät (nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus; TEM- tai kuntakokeilun lomakkeissa lisäksi työntekijän puhelinnumero)
• Opiskelijat (henkilön nimi, käyttäjätunnus, henkilötunnus, syntymäaika, opiskeluoikeuden id, opiskeluoikeuden tunnus ja sähköpostiosoite. TEM- tai kuntakokeilun rahoituksella opiskelevista lisäksi kotiosoite, postiosoite sekä puhelinnumero)
• Sovelluksen käyttäjät (nimi, käyttäjätunnus ja henkilötunnus)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Asiointipalvelun tiedot päivittyvät Primus-järjestelmästä, jossa tietoja päivitetään säännöllisesti.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Ammattiopisto Samiedun henkilöstö, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisterin sisältöön.

9. Henkilötietojen luovutukset

Asiointipalvelusta henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Henkilötietoja siirretään EU-ETA-alueen ulkopuolelle palvelun toimittajan toteuttamissa alihankintapalveluissa (Twilio, Google). Google käsittelee tietoja tietojenkäsittelysopimuksen ja EU:n mallisopimuslausekkeiden mukaisesti sekä pyrkii edelleen takaamaan korkean tietosuojan tason käyttöönottamillaan ylimääräisillä teknisillä ja organisatorisilla keinoilla. Studyon ja Twilion välisessä sopimuksessa myös EU:n vakiosopimuslausekkeet (SCC).

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tutkintotodistukset ovat pysyvästi säilytettäviä dokumentteja, ja arkistointi hoidetaan oppilaitoksen sähköisessä arkistossa. Sähköisestä asiointipalvelusta tiedot poistetaan säännöllisesti rekisterinpitäjän toimesta.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoja ylläpidetään oppilaitoksen opetushallintorekisterissä ja luovutetaan opiskelijoille sähköisen asioinnin palvelun avulla.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Manuaalista aineistoa ei synny.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.12.2024

1. Rekisterin nimi

Samiedun kesäyliopiston opiskelija-asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Koulutussuunnittelija Erja Tynkkynen-Tammisuo
Puistokatu 5
57100 Savonlinna
p. 044 7730997
erja.tynkkynen@savonlinnankesayliopisto.fi

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on kesäyliopiston opetuksen järjestäminen (suunnittelu, toteutus, seuranta), asiakaspalvelu, markkinointi ja tilastointi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 momentin kohta c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (Laki vapaasta sivistystyöstä 632/1998). Henkilötietojen käsittely markkinointitarkoituksiin ja palautteen keräämiseen perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 momentin kohtaan a) rekisteröidyn suostumus.

6. Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot: sukunimi, etunimet, syntymäaika, henkilötunnus, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelin, ammattinimike, äidinkieli, sukupuoli, kotikunta vuoden alussa.  Työnantaja/oppilaitostiedot. Tilastotietoja: koulutus, opintojen tarkoitus, pääasiallinen toiminta. Henkilön antama markkinointilupa kesäyliopiston tarjonnasta tiedottamiseen.

Palautelomakkeella nimi ja sähköpostiosoite.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään sähköisellä tai paperisella ilmoittautumislomakkeella.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijänä toimii rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmän sopimuksen mukainen tietojärjestelmätoimittaja.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Säilytysaika

Palautelomakkeen tietoja säilytetään vain niin kauan, kunnes palaute on käsitelty.

Muiden tietojen osalta xxxx

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Paperiset ilmoittautumislomakkeet säilytetään lukitussa tilassa kunnes niiden tiedot on käsitelty, jonka jälkeen ne hävitetään. Ilmoittautumistiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään.

B. Sähköinen ylläpitojärjestelmä ja sen suojaus

Rekisteriä ylläpidetään Kongressi-järjestelmässä. Pääsy rekisterin tietokantaan on rajoitettu käyttäjätunnuksien ja salasanojen avulla. Käyttöoikeudet tietokantaan annetaan vain niille työntekijöille, joiden työnkuva sitä edellyttää.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
23.3.2022

1. Rekisterin nimi

Samiedun hanketoiminta

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kehitysjohtaja
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6341

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hankkeiden toteuttamiseen liittyvän yhteydenpidon, viestinnän, tiedottamisen sekä taloudellisen raportoinnin hoitaminen Samiedussa.

Samiedun hanketoiminnan hallintarekisterissä suoritetaan muun muassa seuraavia henkilötietojen käsittelytoimia:

• rahoittajien yhteystietojen hallinnointi
• hankkeiden osatoteuttajien ja yhteistyökumppaneiden yhteystietojen hallinnointi
• hankkeiden viestintään ja tiedottamiseen liittyvien henkilötietojen käsittelytoimet
• hankkeiden taloudellisen raportoinnin hoitaminen

ESR -hankkeissa henkilötietoja käsitellään, jotta työ- ja elinkeinoministeriö ja ESR-hankkeen tarkastajat pystyvät seuraamaan, arvioimaan ja tarkastamaan kunkin ESR-hankkeen tavoitteiden toteutumista sekä varainhoitoa. Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin em. ESR-hankkeiden seurantaan ja tarkastamiseen.

Henkilötietojen keräämisen tarkoituksena on mahdollistaa sen seuraaminen, että ESR-hankkeiden toimenpiteet kohdistuvat niihin ihmisiin, joihin ESR:n rahoitusta on Euroopan komission hyväksymässä Suomen rakennerahasto-ohjelmassa tarkoitettu käytettävän.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yleinen etu ja julkisen vallan käyttäminen sekä rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)

Yleisasetus (EU 1303/2013)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rahoittajien edellyttämiä tietoja Samiedun hanketoiminnasta, hankehenkilöstöstä ja yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt) sekä hankkeisiin liittyvistä kustannus- ja rahoitustiedoista.

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja, jotka vaihtelevat hankekohtaisesti:  

• opiskelija: opiskelijan nimi, oppilaitos, koulutusala, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja paikkakunta sekä opiskelijapalautteet.
• henkilöstö: nimi, organisaatio, työtehtävä, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja paikkakunta sekä palautteet.
• mahdolliset kumppanit: yrityksen nimi, yrityksen osoite, y-tunnus, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköposti ja tiedot tarjottavasta palvelusta sekä niiden laskutustiedot
• vuosina 2014-2021 rakennerahastokauden EU hankkeiden järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvilta kerätään ESR Henkilö-palvelun raportointivaatimusten mukaisesti seuraavat tiedot: etunimi ja sukunimi, syntymäpäivä (ilman henkilötunnuksen loppuosaa), sukupuoli, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tiedot kerätään sähköpostitse tai ESR-henkilöjärjestelmän paperisilla lomakkeilla.  Tiedot ovat salassapidettäviä Salassapidon perusteena: Julkisuuslaki (621/1999, § 24 kohdat 25 ja 32)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot saadaan hankkeeseen osallistuvilta, kyseiseen hankkeeseen liittyvistä asiakirjoista, kuten rahoitushakemuksesta ja sopimuksista. Oppilaitoksen hanketoimijoiden perustiedot saadaan henkilöstöpalveluiden tietojärjestelmistä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

• Ammattiopisto Samiedun työntekijät (hallinto ja opettajat), joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.
• Hankkeessa mukana olevien organisaatioiden työntekijät, joilla on työtehtävien mukainen oikeus käsitellä kyseisen rekisterin henkilötietoja. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät sopimuksen mukaiset ostopalvelutuottajat (mm. verkko-oppimisympäristön toimittaja).
• ESR-hankkeissa myös Työ- ja elinkeinoministeriön edustajat työtehtäviensä mukaisesti.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Rahoittajalle hankkeen seurantajärjestelmän kautta.
• Hankkeen hallinnoijalle rahoittajan edellyttämät tiedot raportointijaksojen yhteydessä.
• Tarvittaessa myös muille viranomaisille, jos pyytävällä taholla on oikeus käsitellä asianomaisia rekisteritietoja.
• Joitakin tietoja voidaan opiskelijan nimenomaisella suostumuksella (erillinen lomake) julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelman ja rahoittajan ohjeistuksen mukaisesti.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Sähköisiin järjestelmiin pääsy on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

ESR-hankkeiden tietojärjestelmän ylläpidosta vastaa Työ- ja elinkeinoministeriö.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia vain ammattiopiston hallinto- ja opetushenkilöiden käyttöön. Suojausta tukevat myös järjestelmien asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Manuaalinen aineisto säilytetään kulunvalvotuissa, lukituissa tiloissa.

 

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
12.6.2025

1. Rekisterin nimi

Henkilöstöpalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöasiantuntija
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6225

Kiinteistöpalveluohjaaja (Kulunvalvonta ja avaintenhallinta)
p. 044 550 6395

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

• henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen
• palkkojen ja palkkioiden maksatus
• työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden toteuttaminen
• luottamushenkilöiden palkkionmaksatusten hoitaminen
• työajansuunnittelu ja -seuranta, kulunvalvonta ja avaintenhallinta
• työvoiman hankinta (rekrytoinnit)
• henkilöstön matkustuksenhallinta
• henkilöstön osaamisen johtaminen
• henkilöstöjohtaminen
• työturvallisuuteen liittyvien velvoitteiden noudattaminen
• henkilöstöhallinnon seuranta (raportointi ja tilastointi)
• tilastointi ja viranomaisyhteistyö (mm. Tilastokeskus – kuntasektorin palkkatiedustelu, Tulorekisteri, Kela)

Käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 momentin kohdat b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä; c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Käsittelyn oikeusperuste erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen osalta on yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 momentin kohdat b ja h.

Keskeinen lainsäädäntö:
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta (304/2003)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Työturvallisuuslaki (738/2002)

6. Rekisterin tietosisältö

a) Rekisteri sisältää ne tiedot, joita koulutuskuntayhtymä tarvitsee työntekijöistään:

• perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, kotikunta, työhistoria ja koulutustiedot
• palvelussuhdetiedot (mm. alkamispäivä, päättymispäivä, nimike, eläkejärjestelmä, toimintayksikkö, työ-/virkaehtosopimukset, työaika, palvelujaksot)
• pankkiyhteystiedot (pankki, tilinumero)
• ennakonpidätystiedot (mm. pidätysprosentti, verotustyyppi)
• vuosilomat (lomavuoden lomaoikeus, lomajaksot)
• palkkaperusteet: työhistoria, palkanosat, luontoisedut, ammattiyhdistysjäsenyys (salassa pidettävä, erikseen arkistoitava tieto)
• suoritetut tutkinnot ja osaamista koskevat tiedot, kehityskeskustelut
• palkanlaskenta ja maksatus
• ulosottotiedot (mm. määrä, ulosottopiiri, kesto > salassa pidettävä, erikseen arkistoitava tieto)
• eläkevakuutus
• palkansaajien etuuksien määritys
• työvuoro- ja työaikasuunnitelmat sekä työaikakirjanpito ja kulunvalvonta
• sairauslomat, koulutuksiin osallistuminen ja muut virka-/työvapaat (mm. poissaolon ajankohta, syykoodi, palkallisuustieto)
• salassa pidettävät ja erikseen arkistoitavat terveystiedot (esim. lääkärintodistukset sairauspoissaoloista)
• työ- ja virkamatkatiedot
• avaintenhallinta kulkulupineen
• henkilöstöraportointi

b) Rekisteri sisältää ne tiedot, joita koulutuskuntayhtymä tarvitsee luottamushenkilöistään lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi:

• perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero
• luottamustoimen tiedot (mm. alkamispäivä, päättymispäivä)
• pankkiyhteystiedot (pankki, tilinumero)
• ennakonpidätystiedot (mm. pidätysprosentti, verotustyyppi)
• palkanlaskenta ja maksatus
• ulosottotiedot (mm. määrä, ulosottopiiri, kesto > salassa pidettävä, erikseen arkistoitava tieto)
• eläkevakuutus
• matkustustiedot
• henkilöstöraportointi
• puolueverotiedot

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä, mm. ammattiliittotiedot, sairauslomatiedot ja terveystiedot.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
Yleinen tietosuoja-asetus (679/2016/EU, artikla 9)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan:

• palkan-, palkkioiden- ja eläkkeensaajilta sekä työnhakijoilta
• palvelussuhteita koskevien päätösten tekijöiltä
• verohallinnosta ennakonpidätystä varten
• eläkevakuutusyhtiöiltä työnantajamaksuja varten
• vakuutusyhtiöstä työnantajamaksuja varten
• viranomaisilta (työntekijän maksut)
• työterveyshuollosta
• Kuntarekrystä (https://www.kuntarekry.fi/fi/tietosuojaseloste/)

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijöinä toimivat rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimusten mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan lakiin tai suostumukseen perustuen seuraaville tahoille:

• viranomaiset: mm. Tulorekisteri ja Keva
• Tilastokeskus, ammattiliitot, vakuutusyhtiöt, ulosotto
• suostumuksella verkkojulkaisuihin
• luottamushenkilötiedoista puolueet (perityt puolueverot henkilöittäin)
• työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva omailmoitus tai lääkärintodistus tai -lausunto voidaan luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt tietojen luovuttamista (13.8.2004/759, 5 § 3 mom.)
• palkanmaksutiedot ja palkkioiden maksatustiedot pankeille ja kirjanpitoon

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuteen kuuluvat:

• Palvelussuhdetiedot: Personec F
• Palkkajärjestelmä: Personec F
• Sähköinen asiointi: Personec F ESS7
• Osaamisen johtaminen : Personec OSS
• Työvuorosuunnittelu: Työvuorovelho
• Työaikakirjanpito: TuntiVelho
• Vuosityöajan suunnittelu ja seuranta: TAIKA-työajanseurantajärjestelmä
• Kulunvalvonta ja avaintenhallinta: i-LOQ
• Matkustuksenhallinta: M2Blue
• Verkkojulkaisut: intranet ja koulutuskuntayhtymän ulkoiset kotisivut
• Rekrytointi: Kuntarekry
• Sähköposti: Microsoft 365 (henkilöstöllä ja luottamushenkilöillä palvelussuhteeseen kuuluva sähköposti, jossa asianomaiset käsittelevät työtehtäviin liittyviä henkilötietoja)

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia. Lisäksi suojausta tukevat järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy
teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla on työtehtävien mukainen oikeutus tietojen käsittelyyn.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
9.6.2025

1. Rekisterin nimi

Kameravalvonta

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Pääsuunnittelija tietohallinto
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4-6, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6206

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Koulutuskuntayhtymän omistamien kiinteistöjen valvonta omaisuuden suojaamiseksi, rikosten ehkäisemiseksi ja tapahtuneiden rikosten selvittämiseksi.

Rekisteritietoja käytetään tarvittaessa rikos- ja vahingontapausten selvittämiseen sekä valvonta-alueella liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen.

Käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 momentin kohta e) yleinen etu ja julkisen vallan käyttäminen

6. Rekisterin tietosisältö

Valvonta-alueella olevien kameroiden kuvaama kuva-aineisto mukaan lukien tallennusaika ja -paikka. Kuva-aineisto ei sisällä ääntä. Alueella on kameravalvonnasta kertovat kyltit tai tarrat.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Valvonta-alueella olevien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Tarvittaessa käsittelijänä voi toimia poliisiviranomainen.

9. Henkilötietojen luovutukset

Kameravalvonnan rekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka laissa säädetyssä tarkoituksessa pyytää rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Kuvatallenteet säilytetään lähtökohtaisesti kuukauden syntyhetkestä. Viranomaisen erillisestä pyynnöstä tallenteita voidaan säilyttää asian käsittelyn vaatima aika.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tallentimet on sijoitettu valvottuihin tiloihin. Kuvatallenteiden käyttöoikeus on määritelty ja rajoitettu vain henkilöille, joilla on niihin oikeus tehtävänkuvauksen mukaisesti.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojen käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
9.6.2025

1. Rekisterin nimi

Käyttäjähallinta

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Pääsuunnittelija tietohallinto
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4-6, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6206

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää henkilökunnan ja koulun opiskelijoiden käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia koulutuskuntayhtymän tietoverkkoon ja sen liitännäispalveluihin.

Rekisterin käyttötarkoitus:
– tietojärjestelmän käyttäjätunnusten hallinnointi
– käyttäjän tunnistaminen sisäisessä tietoverkossa
– käyttäjähakemiston hyödyntäminen pääsynhallinnassa koulutuskuntayhtymän verkkoon ja sen tarjoamiin palveluihin.

Edellä mainittujen lisäksi käyttäjätietoja välitetään ulkoisiin järjestelmiin, jotka käyttävät käyttäjätunnistuksessa koulutuskuntayhtymän käyttäjähakemistoa.

Lisäksi tietoja käytetään ongelmatilanteiden selvitykseen, asiakaspalveluun, yhteystietojen hallintaan sekä IT-järjestelmien lokitietojen keräämiseen ja seurantaan.

Käsittelyn oikeusperuste lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)
Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat käyttäjätiedot:

Henkilöstö: etu- ja sukunimi,  puhelinnumero (työpuhelin), työsähköposti, työpaikan postiosoite, tehtävänimike, osasto/yksikkö, organisaation nimi, työntekijätunnus (-numero), käyttäjätunnus

Opiskelijat: etu- ja sukunimi, opiskelusähköposti, ryhmä/luokka ja yksikkö, organisaation nimi, opiskelijatunnus (-numero), käyttäjätunnus, puhelinnumero (vapaavalintainen kenttä)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Työntekijätiedot saadaan henkilöstöhallinnosta ja opiskelijatiedot Primuksesta DW tietokuution avulla.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijöinä toimivat rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien ja palveluntuottajien sopimusten mukaiset toimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Käyttäjiä ja käyttövaltuuksia hallinnoidaan toimialueen Entra ID:n käyttäjätietokannassa ja hakemistopalvelussa.

Microsoftin ratkaisun käyttö siirtää henkilötietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.  Microsoftin tietosuojaan voit perehtyä tarkemmin osoitteessa
https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement

11. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään henkilöstöllä palvelussuhteen keston mukaan ja opiskelijoilla opiskeluajan mukaan.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Käyttäjiä ja käyttövaltuuksia hallinnoidaan toimialueen Entra ID:n käyttäjätietokannassa ja hakemistopalvelussa, joka sisältää tietoa käyttäjistä, tietokoneista ja tietoverkon resursseista.

Henkilökunnan ja opiskelijoiden henkilötiedot sisältyvät koulutuskuntayhtymän käytössä ja hallinnassa olevien tietojärjestelmien ja ohjelmistojen käyttäjätietojen hallinnointiin.

Käyttöoikeudet järjestelmiin määräytyvät työtehtävien mukaisesti. Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojen käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
9.6.2025

1. Rekisterin nimi

Opetuksen järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kehitysjohtaja
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4-6, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6341

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on hallinnoida opiskelemaan hakeutumista ja opiskelijavalintaa sekä oppilaitoksessa opiskelevien henkilökohtaisia osaamisen kehittämissuunnitelmia (HOKS), opintosuorituksia, oppimisen ja osaamisen arviointeja sekä työpaikalla tapahtuvan oppimisen tietoja.

Rekisteriä käytetään myös opetuksen suunnittelussa, toteutuksessa, seurannassa sekä opiskelija- ja opettajatietojen ylläpidossa sekä opetuksen pääjärjestelmässä että erilaisissa verkko-oppimisympäristöissä.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen tehtävä.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)

6. Rekisterin tietosisältö

Opiskelemaan hakevat:

• henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kotikunta, kansallisuus, alaikäisiltä hakijoilta huoltajan/huoltajien yhteystiedot),
• opiskelijavalintapäätös

Läsnäolevat opiskelijat:

• opiskelijan henkilötiedot: nimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kansallisuus ja kotikunta,
• opiskelu-/asuntolapaikan tiedot,
• vanhempien / huoltajien yhteystiedot,
• opiskelua koskevat tiedot: opiskeluryhmä, tutkinto tai tutkinnon osa, HOKS-ohjaaja, henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunnitelmaan (HOKS) ja sen seurantaan liittyvät tiedot, opintosuorituksiin liittyvät arviointitiedot, opintorekisteriotteen sekä todistusten lisätietoja
• läsnäoloon ja keskeyttämiseen liittyvät tiedot (pvm, syyt),
• koulutukseen ja rahoitukseen liittyvät tiedot,
• työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen liittyvät tiedot,
• tiedot aiemmista opinnoista,
• tarvittaessa erityisen tuen suunnitelman tiedot

Opettajien tiedot ja muun henkilökunnan tiedot: nimi, henkilötunnus, sähköposti, puhelinnumero, sukupuoli, tehtävä/toimenkuva

Työpaikalla järjestettävään koulutukseen tiedot: työpaikkaohjaajan / yhteyshenkilön tiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite), yrityksen tiedot (nimi, osoite, y-tunnus, tilinumero)

Osa rekisteritiedoista on salassa pidettävää (mm. opiskelijan sosiaalista ja taloudellista asemaa koskevat tiedot, terveydelliset tiedot, yhteystiedot, jos pyydetty salassapitoa).

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

• opiskelijoiden perustiedot tulevat opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolkujärjestelmästä
• opiskelijat
• vanhemmat/huoltajat
• opettajat, HOKS-ohjaajat, opinto-ohjaajat

8. Henkilötietojen käsittelijät

• Muut koulutuksen järjestäjät (mm. kumppanioppilaitokset)
• Käsittelijänä toimii myös rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimuksen mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Lakisääteiset luovutukset: Opetushallitukselle (KOSKI-tietovaranto, eHOKS-tietopalvelun käyttöön), Tilastokeskukselle, Kelalle
• Kumppanioppilaitoksille laajennetun oppisopimuksen toteuttamista varten.
• Tarvittaessa myös muille viranomaisille, jos pyytävällä taholla on oikeus käsitellä asianomaisia rekisteritietoja.
• Ensiapukoulutukseen osallistuneista luovutetaan tiedot Punainen Risti Ensiavun ylläpitämään valtakunnalliseen pätevyysrekisteriin.
• Joitakin tietoja voidaan opiskelijan nimenomaisella suostumuksella julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Oppilaitoksessa on käytössä Microsoft Office 365 sähköinen työskentely-ympäristö, jota käytetään henkilökunnan ja oppilaiden työskentelytilana. M365-palvelu sisältää sähköisiä työvälineitä ja käyttäjien tuottamaa sisältöä.

Microsoftin ratkaisun käyttö siirtää henkilötietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.  Microsoftin tietosuojaan voit perehtyä tarkemmin osoitteessa
https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn opiskelijan tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän
arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin ylläpidossa on pääjärjestelmänä käytössä Visma In School -tietojärjestelmäkokonaisuus:
• multiPrimus kouluhallintojärjestelmä (opiskelijatietojärjestelmä)
• Kurre työjärjestysohjelma
• Wilma

Lisäksi opetuksessa käytetään useita verkkopohjaisia digitaalisia ympäristöjä, verkko-oppimisympäristö Moodle Pinja sekä M365 -ympäristöä.

Opintohallintojärjestelmästä (multiPrimus) HOKS -tiedot siirretään teknisen rajapinnan avulla Opetushallituksen ylläpitämään KOSKI -tietovarantoon.

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia vain ammattiopiston hallinto- ja opetushenkilöiden käyttöön. Lisäksi opiskelijoilla ja vanhemmilla on käyttöoikeus Wilma-sovellukseen. Suojausta tukevat myös järjestelmien asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittajat hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.10.2020

1. Rekisterin nimi

Raportointi ja laadunhallinta

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kehitysjohtaja
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6341

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriä käytetään koulutuksen järjestäjän toiminnan reaaliaikaiseen arviointiin, kehittämiseen ja laadun varmistamiseen.

Henkilötiedon käsittelyn peruste on lakisääteisen velvoitteen toteutuminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)

6. Rekisterin tietosisältö

• Henkilöstö- ja asiakaspalautteet
• Tietokuution tietosisältö koostuu koulutuskuntayhtymän käyttämien eri tiedonhallintajärjestelmien (opetuksen, talouden  ja henkilöstöhallinnan järjestelmät sekä data opiskelija- ja asiakaspalautteista) tiedoista

7. Henkilötietojen tietolähteet

• lähdejärjestelmät

8. Henkilötietojen käsittelijät

Ammattiopisto SAMIedun henkilöstö, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisterin sisältöön.

Käsittelijänä toimii myös rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmäkokonaisuuden sopimuksen mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja käytetään sekä oppilaitoksen sisäisessä että ulkoisessa raportoinnissa anonyymisti.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tieto säilytetään lähdejärjestelmissä, tämän kautta vain kootaan tieto samaan käyttöliittymään eri lähteistä.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

• TCD-Survey ja TCD-Analytics (kysely-, analyysi- ja raportointityökalut)
• Tietokuutio muodostuu oppilaitoksen tiedonhallintajärjestelmien (MultiPrimus, Intime Web -raportointi, Aditro ESS7) tuottamista tiedoista

Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeudet on määritelty työtehtävien mukaan.

Lisäksi suojausta tukevat järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.10.2020

1. Rekisterin nimi

Taloushallinnon palvelut

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintojohtaja
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6363

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän ostolaskujen, menotositteiden mukaisten maksujen sekä palkkojen maksuliikenteen hoitaminen, kassatilitykset, myyntisaatavien laskuttaminen, tilitapahtumien kirjanpito ja raportointi.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen sekä sellaisen sopimuksen täytäntöön paneminen, jossa rekisteröity on osapuolena.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Kirjanpitolaki (1336/1997)
Laki kirjapitolain muuttumisesta (1620/2015)
Kirjanpitolautakunnan suositukset ja organisaation sisäinen ohjeistus.

6. Rekisterin tietosisältö

• Palvelujen ja tavaroiden toimittajat: toimittajan nimi, urakoitsijan yhteystiedot (nimi ja puhelinnro) toimittajanumero ja osoitetiedot, toimittajan y-tunnus, pankkitilit, laskujen summat, eräpäivät ja laskujen tila.
• Myyntireskontran, palvelukassan ja maksuliikenteen asiakastiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, osoitetiedot, laskutetut palvelut, laskujen summat, eräpäivät, laskujen tila.
• Henkilöstön palkkamaksutiedot.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
Voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimialoilla käsitellyistä maksu- ja laskutusmääräysilmoituksista (alkuperäisenä tietolähteenä
sopimukset/asiakkaat/toimittajat), Primus-oppilashallintojärjestelmästä, ennakkoperintärekisteristä ja väestörekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

• Itä-Savon koulutuskuntayhtymän työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset käyttöoikeudet talouspalveluiden rekisteritietoihin.
• Sopimuksenmukainen tilintarkastaja.

Talouspalvelut toteuttaa toimittajakohtaisen ostolaskuihin ja menotositteisiin liittyvän maksatuksen ja maksuliikenteen sen jälkeen, kun ne on toimialoilla asiatarkastettu ja hyväksytty. Toteutuneet tilitapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon ja tapahtumista raportoidaan tarvittaessa.

Asiakaskohtaiset myyntilaskut laskutetaan toimialakohtaisesti, maksujen seuranta ja mahdolliset maksukehotukset tai muutokset maksusuunnitelmaan tehdään taloushallinnon toimesta.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimusten mukaiset taloushallinnon tietojärjestelmätoimittajien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Taloushallinnosta henkilötietoja luovutetaan tilintarkastajalle, perintään ja maksutiedot pankkeihin. Lisäksi luovutetaan projektien
maksatushakemukset projektien hallinnoijille ja rahoittajille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset
Kirjanpitolaki

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

• Kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, talouden suunnittelu ja aineiston arkistointi: Intime
• Sähköinen laskutus: Laskuhotelli
• Ostolaskujen sisäinen sähköinen laskunkierrätys: WorkFlow
• Maksuliikenteen hallinnointi: Analyste
• Kassajärjestelmä: CEEPOS Computer Program Unit

Lisäksi rajapinnat useisiin taloushallintoa tukeviin järjestelmiin.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia työtehtävien mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimukset tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.10.2020

1. Rekisterin nimi

Tietopalvelupyynnöt

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Arkistosihteeri
Pl 12, 57201 Savonlinna
käyntiosoite: Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6351

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän arkistossa olevien asiakirjojen tietopalvelun toteuttaminen verkkosivuilla www.samiedu.fi

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Arkistolaki (831/1994)

6. Rekisterin tietosisältö

Tietopyyntöön kerättävät tiedot:

• pyynnön kohde (todistus, erotodistus, joku muu)
• asiakirjojen toimitustapaa koskeva tieto
• henkilön yhteystiedot ja syntymäaika
• tiedot tutkinnosta: nimi, aloitusvuosi, päättymisvuosi, tutkinnon suoritusvuosi, muut tarkentavat lisätiedot (vapaa kenttä)

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
Voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan asianosaiselta itseltään, hänen valtuuttamansa taholta tai viranomaiselta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän työntekijät, joilla on työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteritietoihin.
Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan salassapitosäännökset huomioiden yksilöidyn pyynnön perusteella suullisesti tai tulosteena vain rekisteröidyn suostumuksella tai lain säännösten perusteella.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tietopalvelupyyntö täytetään verkkopalvelussa www.samiedu.fi, josta se välittyy sähköpostijärjestelmän kautta asian käsittelijälle.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

 

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
9.6.2025

1. Rekisterin nimi

Sidonnnaisuudet

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Opiskelijahallinnon suunnittelija
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6440

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus on ylläpitää kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoituksia johtotehtävistä sekä luottamustoimista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudesta sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Sidonnaisuusilmoituksella kerättävät tiedot:

Kuntalain 84 §:ssä mainittujen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden nimi, luottamus- ja virkatehtävien hoitamisen kannalta merkitykselliset sidonnaisuudet sekä kuntayhtymän toimielin ja henkilön rooli toimielimessä tai virka organisaatiossa.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ilmoitusvelvollisten tekemällä sidonnaisuusilmoituksella.

8. Henkilötietojen luovutukset

Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Kuntalain mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteri yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Sidonnaisuusrekisteri säilytetään pysyvästi.

Säilytysajan perusteena:
Kansallisarkiston päätös AL/10361/07.01.01.03.01/2017

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritiedot ylläpidetään excel-tiedostossa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia. Lisäksi suojausta tukevat ohjelmistojen asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyvät tekniset suojaustoimet.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.10.2020

1. Rekisterin nimi

Kuraattorien asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Pedagoginen päällikkö
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
puh. 044 550 6627

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yksilökohtaisen opiskelijahuollon kuraattoripalvelujen järjestäminen ja asiakassuhteen hoitaminen.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

6. Rekisterin tietosisältö

Opiskelijan tiedot: etu- ja sukunimi, henkilötunnus, kotiosoite, oppilaitos, kyselylomakkeet sekä kirjaukset palavereista, puheluista, Wilma-viesteistä, suullisista tukikeskusteluista ja verkkoyhteistyöstä ja tukitoimista.

Huoltajien/lähiomaisen tiedot: etu- ja sukunimi, kotiosoite ja puhelinnumero, huoltajan tyyppi

Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

7. Henkilötietojen tietolähteet

• Opiskelija itse tukikeskustelujen yhteydessä
• Huoltajat, opettajat, muu henkilökunta sekä muu yhteistyöverkosto (sosiaalitoimi, mielenterveys- ja päihdepalvelut, nuorisotoimi, poliisi, yms.)
• Kuraattorin omat havainnot
• Terveydenhuollon henkilöstö opiskelijan/huoltajan luvalla
• MultiPrimus – oppilashallintorekisteri

8. Henkilötietojen käsittelijät

Ammattiopisto SAMIedun kuraattori ja palveluohjaaja, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.

Käsittelijänä toimii myös rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmän sopimuksen mukainen tietojärjestelmätoimittaja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Oikeus luovuttaa tietoja perustuu opiskelijan/huoltajan nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädäntöön.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin ylläpito toteutetaan MultiPrimus -järjestelmässä Kuraattori-osiossa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia vain opiskelijahuollon henkilöstön käyttöön.

Lisäksi suojausta tukevat järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Mahdollinen paperinen asiakasrekisteri, sisältäen erilaisia lomakkeita, piirustuksia, jotka opiskelija on tuottanut tukikeskusteluiden aikana. Säilytys lukituissa tiloissa.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.10.2020

1. Rekisterin nimi

Kansainvälinen toiminta opetuksessa

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Asiantuntija, kansainvälisyys ja opetusteknologia
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6237

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä / Ammattiopisto Samiedu hakee vuosittain ERAMUS+, EU komissio- ja OPH- hankerahoitusta kansainvälisen toiminnan ja yhteistyön rahoittamiseen. Käytännössä toiminta on opiskelijoiden osalta ulkomailla työpaikalla tapahtuvia koulutusjaksoja, jotka toteutetaan yhteistyössä kumppaniverkoston kanssa. Henkilöstön osalta toiminta on kansainvälisissä verkostoissa tapahtuvaa kehittämistyötä.

Rekisterin käyttötarkoitus on opetuksen ja opiskelijoiden kansainvälisen toiminnan hallinnointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja rekisteröidyn suostumus.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

• henkilön perustiedot (nimi ja syntymävuosi)
• yhteystiedot (sähköposti, osoite, puhelin)
• tieto halukkuudesta osallistua opiskelijavaihtoon ulkomaille
• kohdemaa ja kansainvälisen jakson ajankohta
• Opiskelijoilta CV ja hakukirje työpaikan hakua varten

7. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään hänen syöttäessään tietonsa kansainvälistä toimintaa hallinnoiviin järjestelmiin ja sovelluksiin.

8. Henkilötietojen käsittelijät

• Ammattiopisto Samiedun työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.
• Kohdemaan yhteistyöoppilaitoksen edustaja ja vastaanottavan työpaikan edustaja.
• Omien tietojen osalta myös opiskelijat.
• Hankkeen rahoittaja.
• Käsittelijöinä toimivat myös rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmäkokonaisuuden tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Henkilötietoja luovutetaan hankerahoittajille heidän ohjeistustensa mukaisesti.
• CV ja motivaatiokirje lähetetään opiskelijan suostumuksella ulkomaalaiselle hankepartnerille työpaikan etsintää varten. Hankepartneri on sitoutunut siihen, että ei luovuta tietoja prosessin ulkopuoliselle.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään järjestelmissä hankkeen/yhteistyön ajan ja hankkeen päättymisen jälkeen säilytetään paperiarkistossa kunkin hankkeen edellyttämän arkistoinnin ajan, mm. OPH, EU KOMISSION ja ERASMUS+ -hankkeiden kirjanpito- ja muu hankkeen aineisto (kuten nimilistat, Europass documentit ja työtodistukset) on säilytettävä 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Kansainvälistä oppilastoimintaa hallinnoidaan useissa eri järjestelmissä, kuten

• haku Wilma-opiskelijahallintojärjestelmän kautta
• Excel-taulukko vaihtojen organisointia varten OneDrivessa
• Europass CV ja motivation letter, joiden avulla etsitään työpaikka ulkomailta
• OLS järjestelmässä testataan Erasmus+ hankkeiden osallistujan kielitaito
• Beneficiary module -järjestelmällä rahoittaja kerää tiedot Erasmus+ hankkeiden osallistujista
• Blogger blogissa opiskelijat raportoivat oppimisestaan nimettömänä
• Teams-sovelluksessa opettajat ja koordinaattori ohjaavat opiskelijan oppimista
• EU-survey kyselyllä rahoittaja kerää tietoa Erasmus+ liikkuvuuksien prosessien onnistumisesta

Ohessa eri järjestelmien tietosuojakuvaukset:

• Microsoft OneDrive: https://account.microsoft.com/privacy
• Google https: //policies.google.com/privacy?hl=fi&gl=ZZ
• OLS: https://erasmusplusols.eu/fi/privacy-statement/
• EU LOGIN: Privacy statement
• Beneficiary Module https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/index/

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia ammattiopiston sekä sopimuksiin perustuvien yhteistyökumppaneiden käyttöön. Lisäksi suojausta tukevat oppilaitoksen järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Säilytetään lukituissa tiloissa ulkopuolisilta suojattuna.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
10.11.2020

1. Rekisterin nimi

Asia- ja asiakirjahallinta

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4,  57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintojohtaja
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6363

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä hoidetaan sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta ja näiden asiakirjojen arkistointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Tiedonhallintalaki (906/2019)
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettujen asiakirjojen sisältämät henkilötiedot, kuten

• Opiskelijoista…..
• Luottamushenkilöistä…
• Palvelussuhteista…
• Sopimuksista…
• Asian vireille panoon liittyvien henkilöiden, yritysten ja yhteisöjen yhteystiedot (nimi, osoite, ammatti, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yhteyshenkilö/huoltaja).
• Asian käsittelyyn liittyvien viranhaltijoiden ja toimihenkilöiden yhteystiedot (nimi, titteli, yksikkö, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, salasana).
• Asian käsittelyyn liittyvien luottamushenkilöiden yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot, luottamustoimet, luottamustoimihistoria).

Osa rekisterin sisällöstä on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, § 24)
Erityslainsäädännön salassapitovelvoitteet

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään, yhteisöiltä ja viranomaisilta, asian käsittelijältä, sopimuskumppanilta sekä luottamushenkilöiltä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Tilintarkastajat, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin. Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan yleisessä tietoverkossa esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään oppilaitoksen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Asianhallinnassa ja arkistoinnissa käytetään M-Files-järjestelmää. Kokonaisuuteen liittyy kiinteästi sähköinen kokoushallinta.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
9.6.2025

1. Rekisterin nimi

Asiakaspalvelutoiminta koulutusaloilla

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Koulutusten toimialajohtaja
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4-6, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6511

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus on asiakaspalvelun toteuttaminen ja turvallinen asiakaspalvelu.

Henkilötietoja käsitellään mm. ajanvarauksissa, tarjousten ja sopimusten tekemisessä, sähkötöiden lakisääteisten tarkastuspöytäkirjojen tekemisessä sekä palveluiden ja töiden laskutuksessa.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 momentin kohta c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Terveyttä koskevien tietojen käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 momentin kohta a) rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)

6. Rekisterin tietosisältö

• Asiakastiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite
• Syntymäaika ja henkilötunnus
• Syntymävuosi, pitkäaikaissairaudet, allergiat ja lääkitys (hyvinvointipalvelut)
• Laskutustiedot

Osa rekisteritiedoista on salassa pidettävää (terveydelliset tiedot).

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

• Asiakkaat
• Traficom (autokorjaamopalveluissa)

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijänä toimii rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimuksen mukainen tietojärjestelmätoimittaja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman (mm. sopimukset, tarkastuspöytäkirjat) mukaisesti tai niin kauan kun on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin ylläpidossa on käytössä:

• TIMMA-ajanvarausjärjestelmä (hyvinvointipalvelut)
• HitsariPro -järjestelmä (hitsauspalvelut)
• AutoFuture (autokorjaamo)
• MS Office 365 -työkalut

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia vain ammattiopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden käyttöön.

Lisäksi suojausta tukevat järjestelmäkokonaisuuden asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Ei manuaalista aineistoa.

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
24.11.2020

1. Rekisterin nimi

Koulutuskuntayhtymän markkinoinnin ja viestinnän yhteystietorekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Markkinointi- ja viestintäpäällikkö
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6500

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus on koulutuskuntayhtymän asiakas- ja kumppanisuhteiden hallinnointi ja markkinointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

7. Henkilötietojen tietolähteet

Asiakas, kumppanit, yritystietorekisteri sekä yrityksen verkkosivut ja muihin palveluihin sijoitetut lomakkeet.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Ammattiopisto Samiedun työntekijät, joilla on työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisterin sisältöön.

Käsittelijänä toimii myös rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmäkokonaisuuden sopimuksen mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella tai lakisääteisellä perusteella.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään tarpeen mukaan.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoja ylläpidetään Ms Office toimisto-ohjelmilla.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

 

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
19.3.2025

1. Rekisterin nimi

Työnantajien yhteystietorekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Itä-Savon koulutuskuntayhtymä
(y-tunnus 0207390-8)
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Markkinointi- ja viestintäpäällikkö
Ammattiopisto Samiedu
Pohjolankatu 4, 57200 Savonlinna
p. 044 550 6500

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käytetään työnantajien avoimista työpaikoista ilmoittamiseen opiskelijoille Samiedun opiskelijoiden intranetissa ja muissa sisäisissä viestintäkanavissa.

Rekisteri muodostuu vastanneiden antamista henkilötiedoista.

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Rekisterin tiedot saadaan pelkästään lomakkeen käyttäjiltä.

6. Rekisterin tietosisältö

Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

7. Henkilötietojen tietolähteet

Samiedu.fi-verkkosivuille sijoitettu lomake

8. Henkilötietojen käsittelijät

Ammattiopisto Samiedun henkilöstö, jolla on työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisterin sisältöön.

Käsittelijänä toimii myös rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmäkokonaisuuden sopimuksen mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella tai lakisääteisellä perusteella.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan rekisterinpitäjän toimesta.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoja ylläpidetään Microsoft Office 365 -palvelussa sekä Samiedu.fi-verkkosivuston WordPress -hallintaympäristössä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.